أسرار النجاح: 7 مزالق يجب تجنبها في التخطيط للاحداث

                        أسرار النجاح في الحياة

عندما يتعلق الأمر بالتخطيط لحدث ما ، فإن الفشل في التخطيط هو خطة للفشل. ومع ذلك ، يمكنك التحايل على فشل حدث ملحمي إذا كنت تعرف ما هي المخاطر التي يجب أن تكون على دراية بها. وجود خطة صلبة هو تعادل كبير.

عندما يتعلق الأمر بالتخطيط لحدث ما ، فإن الفشل في التخطيط هو خطة للفشل. ومع ذلك ، يمكنك التحايل على فشل حدث ملحمي إذا كنت تعرف ما هي المخاطر التي يجب أن تكون على دراية بها. يعد وجود خطة قوية جزءًا كبيرًا من الأحداث الناجحة ، سواء كانت حدثًا أو مؤتمرًا للتواصل. على الرغم من أن شركات إنتاج الأحداث تدرك أن ما هو غير متوقع يمكن أن يحدث ، إلا أن التخطيط والتحضير الشامل لا يزال من الممكن أن يضعك في المقدمة. هنا ، سنناقش سبع مآزق أو مصائد يجب تجنبها حتى تكون مستعدًا قدر الإمكان.

1_إهدار الموارد أو عدم تخصيصها بالشكل الصحيح

النجاح في مرحلة التخطيط لحدث ما يتمحور إلى حد كبير حول ميزانية شاملة. هذا يرجع إلى حقيقة أن وجود ميزانية شاملة ومخطط لها سيساعد مخططي الأحداث على تخصيص الأموال بشكل صحيح والقضاء على أي إنفاق غير ضروري أو مهدر. في جوهرها ، يعطي نظرة ثاقبة حاسمة لما هو ممكن وما هو غير ممكن.

 

عندما يتم تخصيص كل مورد بعناية ، قد يشير مخطط الأحداث مرة أخرى إلى الميزانية للرجوع إليها بسهولة. على سبيل المثال ، قد يتأكدون من تغطية كل شيء ، بدءًا من التوظيف المناسب للحدث واللافتات إلى أي نفقات تقنية أو نفقات في الموقع. 

 

2-عدم استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية

هناك مأزق آخر يجب تجنبه وهو عدم استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (مؤشرات الأداء الرئيسية). على سبيل المثال ، سواء كنت في مرحلة التخطيط أو مرحلة التنفيذ أو مرحلة التقييم بعد الحدث ، يحتاج مخططو الأحداث إلى مؤشرات الأداء الرئيسية لمساعدتهم على تحديد نجاح الحدث. هذا صحيح سواء كان الحدث صغيرًا أو كبيرًا ، بسيطًا أو معقدًا. 

 

الغرض من مؤشرات الأداء الرئيسية هو إعلام التسويق وأداء الحدث ، وهي تشمل ما يلي:

عدد التسجيلات

عدد المبيعات حسب مصدر التسويق

معدل تحويلات الموقع

أي شراكات راعية

عملية تسجيل الوصول للحدث

مستوى تفاعل الحضور أو الجمهور

التكلفة الإجمالية لكل عملية اكتساب

يشار إلى الاستجابة العامة في استطلاعات رضا الحضور

إجمالي الإيرادات المكتسبة من الحدث

 

نظرًا لوجود العديد من أنواع الأحداث المختلفة ، يمكن استخدام مزيج من مؤشرات الأداء الرئيسية هذه. هذا يعتمد على نوع الحدث ، وكذلك أهداف الحدث. يمكن بعد ذلك استخدام التعليقات المقدمة من هذه المقاييس الرئيسية لتحسين الحدث التالي وتعيين معالم أعلى. 

 

3-عدم تقديم القيمة الإستراتيجية للحضور 

مع وجود عدد كبير من الأحداث للاختيار من بينها ، غالبًا ما يكون الحاضرون انتقائيين لما يختارون الذهاب إليه. من أجل تعزيز المشاركة في الحدث وزيادة الحضور ، يجب على موفري خدمات أحداث الشركات العثور على نقطة البيع الفريدة للحدث والاستفادة منها. لحسن الحظ ، هناك استراتيجيات رئيسية لذلك ، مثل توفير قيمة استراتيجية من خلال استخدام التكنولوجيا المبتكرة. 

 

على سبيل المثال ، قد يرغب مخططو الأحداث في تصميم تطبيق جوال يمكن للحاضرين الاستفادة منه. وبشكل أكثر تحديدًا ، قد يكون التطبيق مفيدًا لتزويد كل حاضر بفرص التواصل وجدول برنامج تفاعلي والوصول إلى منتدى المناقشة. تساعد هذه التجربة التفاعلية الحاضرين على الشعور بمزيد من المشاركة. إنه يخلق إحساسًا بالمجتمع ويزيد من إشراكهم.

 

4-سوء إدارة البائعين

على الرغم من وجود العديد من أنواع الأحداث ، فإن كل منها يتطلب بائعين. في المقابل ، تتطلب إدارة البائعين عناصر متعددة ، مثل تحديد الأشخاص المناسبين وتأمينهم وتنسيقهم والذين يمكنهم تقديم أفضل المنتجات والخدمات للحدث. تعد الجودة العالية جانبًا مهمًا يجب تذكره عند اختيار البائعين ، ومن الأفضل اختيار أولئك الذين يوصى بهم بشدة أيضًا. 

 

نظرًا لأنه من المحتمل أن يكون هناك بائعون متعددون ، فإن سوء إدارتهم يمكن أن يكون مشكلة. لتجنب ذلك ، يعد البقاء منظمًا وتلقي تأكيد مكتوب بالتفاصيل المهمة أمرًا بالغ الأهمية. يتضمن ذلك التاريخ والوقت والموظفين والضمانات المعنية. للمساعدة في التخفيف من أي حوادث غير متوقعة ، تواصل مع البائعين قبل أيام قليلة من الحدث لتأكيد كل شيء. 

5-عدم وجود خطة طوارئ 

حتى أفضل مخططي الأحداث يعرفون أن هناك دائمًا احتمال ألا يسير شيء كما هو مخطط له. عدم وجود خطة طوارئ يمكن أن يساهم في فشل حدث ملحمي. وبالتالي ، يجب على مخطط الحدث دائمًا إجراء تقييم مخاطر الحدث. سيتم تشكيل خطة الطوارئ حول نتائج هذا التقييم وتجهيز فريق إدارة الحدث بشكل أكبر لمعالجة أي مواقف قد تنشأ.  

6-عدم تفويض المسؤوليات

تخطيط الحدث هو جهد جماعي ويتطلب تفويض المسؤوليات. يمكن أن يؤدي رفض أو فشل التفويض إلى شل عملية التخطيط للحدث ويؤدي بشكل فعال إلى كارثة حدث ملحمي. يمكن لمخططي الأحداث ، وينبغي عليهم ، تفويض المهام لأعضاء الفريق ، مثل التواصل مع البائعين وخدمة العملاء ومسؤوليات ما بعد الحدث. 

7-عدم المتابعة بعد الحدث

 يذهب الكثير من الوقت والطاقة في مرحلة التخطيط لحدث ما ولكن المتابعة بعد ذلك لها نفس الأهمية. بعد كل شيء ، لا تُعلمك تقييمات ما بعد الحدث بنجاح الحدث فحسب ، بل تساعدك أيضًا على معرفة كيفية تحسين الحدث التالي. سيساعدك كونك استباقيًا والسعي للحصول على تعليقات بعد الحدث على الاستعداد للحدث التالي. يمكنك أيضًا تخصيص الوقت لشكر الحاضرين وإخبارهم بالأحداث القادمة الأخرى لجذب الاهتمام وتلقي عملاء محتملين جدد. 


بالإضافة إلى التفاعل مع الحاضرين ، من المهم أيضًا التواصل مع البائعين بعد الحدث. سيساعدك شكرهم على عملهم وجهدهم على التواصل معهم ، وترسيخ علاقتك ، وتمهيد الطريق لفرص التواصل في المستقبل. 

مفتاح الوجبات الجاهزة

التخطيط الدقيق هو المفتاح الأساسي لتجنب هذه المزالق السبع للتخطيط للحدث. على الرغم من احتمالية حدوث أخطاء ، إلا أن التخطيط الدقيق يمكن أن يساعد في تجنب الكثير منها ومنع فشل الأحداث الملحمية